Zarządzanie projektami w firmie
Przeznaczone zarówno dla małych, średnich jak i dużych firm, które pracują projektowo. Systemy klasy PPM, zbudowane na bazie produktu Microsoft Project, pozwalają na optymalizację kosztów, czasu oraz wykorzystania zasobów w pojedynczych projektach oraz portfelach projektów. Wspierają cały cykl życia projektu – od zgłoszenia inicjatywy projektowej aż po zakończenie realizacji i obsługę serwisową.
Potrzebą biznesową adresowaną przez systemy klasy PPM jest uspójnienie sposobu zarządzania projektami w całej organizacji.
Projekty w organizacji mogą być podzielone na portfele projektów – pogrupowane w zależności od celów realizowanych w ramach danego portfela. Każdy z portfeli może posiadać odmienny cykl życia projektu oraz odmienny zakres informacyjny projektu.
Prawidłowo wdrożony system PPM powinien z jednej strony być miejscem, gdzie Kierownik Projektu może zarządzać każdym aspektem projektu (budżetem, harmonogramem, zasobami, ryzykiem, etc.), jak również miejscem, gdzie kadra zarządzająca jest w stanie szybko zidentyfikować przyczyny opóźnień w realizacji i wdrożyć działania naprawcze.
Wdrożenie systemu Zarządzania Portfelem Projektów zazwyczaj wiąże się ze zmianami organizacyjnymi. Projekty dotychczas prowadzone w Excelu lub w innych systemach nabierają ustrukturalizowanej formy. Użytkownie systemu PPM wymaga zmiany formalnej procedur zarządzania projektami oraz zmiany podejścia do sfery narzędziowej. Informacje o stanie projektu dostępne są od ręki, a uciążliwe przesyłanie raportów pomiędzy kolejnymi szczeblami struktury organizacyjnej zastąpione zostaje przez kliknięcie na raport w systemie.
Poniżej przedstawiamy najistotniejsze elementy wdrożenia:
Proces ideacji
Pierwszym stadium życia każdego przedsięwzięcia jest pomysł. Często w organizacji brakuje miejsca, gdzie pracownicy mogliby zgłaszać swoje pomysły na usprawnienia procesów, pracy, bezpieczeństwa itp. Takim miejscem może być system PPM, a pomysły po przejściu przez wstępną ocenę mogą zamieniać się inicjatywy projektowe. Oczywiście sam mechanizm musi posiadać wsparcie po stronie organizacji – czyli odpowiedni system motywacyjny dla pracowników, którzy zgłoszą pomysł i stanie się on później projektem.
Cykl życia projektu
Typowe fazy w cyklu życia projektu to Inicjacja (Inicjatywa Projektowa, Studium Wykonalności), Faza Planowania, Faza Realizacji, Faza Zamykania projektu. W trakcie trwania faz system wspiera czynności w nich wykonywane (np.: harmonogramowanie), a pomiędzy fazami znajdują się bramki decyzyjne pozwalające na odsiewanie zbyt kosztownych lub zbyt ryzykownych projektów z portefela. W trakcie implementacji cyklu życia projektu stawiamy na przejrzystość
Cele strategiczne portfela/Organizacji
Bramki decyzyjne cyklu życia projeku mogą być powiązane z modułem strategii – wspierającym orgazniację w ocenie czy dany projekt w odpowiednim stopniu realizuje cele strategiczne danego działu lub całej organizacji. Moduł strategii pozwala również na nadanie priorytetów projektom w ramach portfela oraz analizę co się stanie, jeśli zrealizujemy lub niezrealizujemy danego przedsięwzięcia. Organizacja powinna mieć zawsze więcej projektów w fazie inicjacji i planowania niż jest w stanie przekazać do realizacji – dzięki temu do realizacji trafią najlepsze projekty, a zasoby będą wykorzystane optymalnie.
Zarządzanie harmonogramem
W trakcie wdrożenia przygotowywane są szablony harmonogramów pozwalające na sprawniejsze ułożenie działań w odpowiedniej kolejności i w odpowiedni sposób. Najczęściej utworzenie harmonogramu poprzedzone jest stworzeniem listy lub drzewa produktów, które projekt ma za zadanie dostarczyć.
Zarządzanie zasobami
Możliwości realizacji portfela projektów ograniczone są przez dostępność zasobów mogących zrealizować te projekty. System EPM pozwala zarówno na planowanie ogólne zasobów (1 FTE na 3 miesiące) jak i bardzo szczegółowe (np.: Jan Kowalski od poniedziałku powinien poświęcać danemu zadaniu 3 godziny dziennie). W trakcie życia projektu przydziały zasobów często są stopniowo uszczegóławiane. W zależności od potrzeb organizacji dobieramy odpowiednie mechanizmy oraz konfigurujemy system PPM.
Zarządzanie budżetem
Wychodząc z założenia, że w systemie PPM Kierownik Projektu powinien mieć dostępne wszystkie informacje dotyczące projektu – należy oczywiście umieścić elementy pozwalające na zarządzanie budżetem. Ponieważ najczęściej przed wdrożeniem narzędzia klasy PPM budżety projektów są już śledzone w systemie ERP – w większości przypadków wymagana jest integracja z tymi systemami. Pozwala to na zakładanie budżetów z poziomu PPM oraz późniejszą aktualizację i śledzenie wykonania
Zarządzanie dokumentacją projektową, rejestry projektowe
Wdrożenie systemu PPM pozwala na digitalizację i przechowywanie w jednym miejscu całej dokumentacji projektowej – zarówno dokumentacji zarządczej, jak i dokumentacji wytwarzanej w ramach realizacji projektu. System PPM pozwala również na przeniesienie wszystkich rejestrów, które do tej pory były przechowywane w Excelu (np.: rejestr ryzyk, rejestr doświadczeń, rejestr zmian itp.) oraz powiązanie ich z pozostałymi elementami systemu.