Realizacja ścieżki akceptacji w formie elektronicznej
Przeznaczone do obsługi procesów związanych z akceptacjami oraz konsultowaniem dokumentów formalnych (rozporządzenia, uchwały, wnioski, umowy, karty projektów, akty normatywne) oraz roboczych (notatki, materiały szkoleniowe, prezentacje, grafiki). Wspierają obsługę posiedzeń zarządu, rady nadzorczej, czy publikację aktów normatywnych w wewnętrznych bazach dokumentów.
Zastąpienie obiegu papierowej dokumentacji obiegiem elektronicznym pozwala skrócić czas pracy nad powstającymi w firmie dokumentami.
W przypadku pism przychodzących szybciej trafiają one do właściwej osoby. Dodatkowo pisma łatwo jest odnaleźć i sprawdzić, które z nich są najpilniejsze.
Typowym wdrożeniem systemu EOD jest obieg kancelaryjny (pisma przychodzące, wychodzące) oraz System Obsługi Posiedzeń Zarządu. Funkcjonalności systemu klasy EOD to między innymi:
Funkcjonalności systemu klasy EOD to między innymi:
- Wyznaczanie ścieżek akceptacji w zależności od rodzaju dokumentu oraz innych jego parametrów,
- Rerouting dokumentów – przekierowywanie dokumentu na inną ścieżkę, gdy nastąpiła pomyłka,
- Praca grupowa nad dokumentami,
- Opiniowanie dokumentów przez grupę ekspertów (szeregowe lub równoległe),
- Grupowanie dokumentów w teczki dokumentów (zawierające wiele dokumentów dotyczących jednego zagadnienia / tematu),
- Ścieżki akceptacji dostępne dla teczek dokumentów,
- Wizualizacja procesu oraz dalszej ścieżki, którą musi przejść dokument,
- Raporty z historii akceptacji,
- Wyznaczanie KPI dla danej ścieżki i maksymalnego czasu dla przygotowania / akceptacji.
- Raport z opóźnionych akceptacji,
- Grupowanie dokumentów dla Zarządu w celu prezentacji na posiedzeniu zarządu,
- Publikacja do bazy wiedzy lub wewnętrznej bazy aktów prawnych (np.: Uchwały Zarządu).